Виртуальная АТС – это лучшее решение для современного бизнеса. Это новый этап развития телефонии, благодаря которому телефонная связь и обмен данными стали удобней и выгоднее. Другими словами виртуальная АТС даёт возможность объединять в одну телефонную линию любое количество абонентов. Более того отличается гибкостью, так как ВАТС легко можно подстроить под любые бизнес-задачи компании.

Для успешного развития бизнеса важно не только привлечь клиента, но и оказать качественное обслуживание. Большая часть потенциальных клиентов приходит из сети Интернет, посредством звонка. Именно поэтому так важен постоянный контроль качества телефонных переговоров, контроль частоты звонков, их источники и т.д.

Сегодня во всех сферах бизнеса идёт жесткая конкуренция. И многие владельцы компаний думая, что заинтересованный клиент всё равно вернётся, очень сильно заблуждаются. Прежде всего продажи будут выше у более клиентоориентированных компаний, у которых взаимодействие с клиентом налажено на максимально высоком уровне.

Основные преимущества IP-телефонии

• Простота внедрения и минимум необходимых ресурсов.

Для внедрения ВАТС не требуется какое-либо оборудование. Необходим роутер, телефон и компьютер, через который в личном кабинете будет происходить настройка параметров сети.

• Увеличение производительности.

АТС позволяет подключить неограниченное количество абонентов. Основной номер телефона будет многоканальный, который никогда не будет занят или недоступен. Более того, можно легко вносить изменения:

— убирать или добавлять абонентов;

— настраивать структуру взаимодействия с клиентами компании, в зависимости от текущих потребностей бизнеса, кадровых перестановок и т.д.

• Нет привязки к физическим адресам.

ВАТС объединяет в единую телефонную линию все филиалы и удалённых сотрудников, вне зависимости в какой точке мира они находятся. Физический адрес можно менять, сохраняя при этом номер телефона, известный клиентам и партнёрам компании.

• Многофункциональность.

Виртуальная АТС – это комплексный продукт, позволяющий владельцу бизнеса эффективней управлять компанией. Кроме того повышать продажи и контролировать сотрудников, так как получает полную аналитику по всем бизнес-процессам. 

Основные функции виртуальной автоматической телефонной станции

1. Интеграция с сайтом.

Всем известно, что в современном мире сайт является обязательным этапом развития и масштабирования бизнеса в электронной коммерции. Популярная возможность виртуальной АТС позволяет посетителю заказать обратный звонок прямо на сайте. А сайту даёт дополнительный трафик с помощью услуги «Звонок с сайта». Также подключение умной телефонии позволит использовать такой инструмент как онлайн-консультант.

Благодаря интеграции ВАТС с сайтом, компания предоставляет клиентам дополнительные каналы коммуникации. Это очень важно в наше время, ведь кто-то не любит совершать звонки: вот написать – другое дело! Кому-то, наоборот, проще позвонить, чем вести переписку. Интегрировав виртуальную АТС с сайтом, таким образом вы удовлетворите потребности и тех и других клиентов. Это повысит конверсию продаж с вашего сайта. 

2. Интеграция с системами управления отношений с клиентами (CRM).

Это позволит руководителю управлять продажами, которые происходят с использованием телефонной сети. А также контролировать сотрудников, оценивать качество работы, как всего отдела, так и отдельного специалиста. Всё это позволяет значительно улучшить работу с клиентами.

Чтобы сделать процесс продаж прозрачным и управляемым, необходим контроль над телефонными коммуникациями, сохранение информации о потенциальных клиентах и сохранение истории общения. Записанные разговоры сотрудников помогут в конфликтной ситуации. Так как в любой момент можно будет прослушать разговор и с интеграцией у руководителя будет возможность проследить работу сотрудника.

В результате больше продаж на том же потоке обращений. Клиенты вашей компании получают заботливого персонального менеджера и довольны сервисом. Ваши сотрудники — мотивацию и работают на результат. А вы — увеличение количества клиентов и повышение продаж.

Благодаря интеграции виртуальной АТС и CRM возможно:

— планировать продажи;

— автоматизировать бизнес-процессы;

— собирать и анализировать информацию о клиентах;

— вести отчётность;

— контролировать внутренние процессы в организации;

— отслеживать эффективность взаимодействия сотрудников с клиентами. 

3. Интерактивное голосовое меню.

IVR – это сервис предварительно записанных голосовых сообщений. Распределяющий маршрут данных в телефонной сети на добавочный номер необходимого отдела или специалиста, используя информацию, которую вводит клиент посредством кнопок телефона или голоса. 

ИНТЕРЕСНО! По данным исследовательской консалтинговой компании Gartner, которая специализируется на рынках IT уже в 2020 году около 85% телефонных обращений в компании, обрабатывались без участия человека. А согласно исследованиям Platform Statista, одним из наиболее авторитетных порталов данных и статистики во всём мире, в 2023 г. голосовых помощников увеличится почти на 60%.

Такая статистика не удивляет, так как интерактивное голосовое меню помогает одновременно решать большое число задач:

• Приветствие в интерактивном голосовом меню – это, в свою очередь, визитная карточка и лицо организации. Наличие такого помощника считается хорошим стилем, это престижно и повышает доверие клиентов. Привлекает внимание новых клиентов, и повышает лояльность постоянных.
• Снижается нагрузка на администратора. Клиенты самостоятельно переводят звонок на необходимого сотрудника с помощью тонального набора, для решения интересующего их вопроса. Это позволяет значительно сократить количество звонков через администратора или секретаря.
• Информирование клиентов. Рекламную информацию о новых товарах и услугах, акциях, скидках и специальных предложениях, уведомления о смене адреса, графика работы компании клиент прослушивает в момент ожидания ответа оператора, либо по желанию.
• Обработка входящих звонков в нерабочее время (в выходные и праздничные дни и в вечернее время). Подключается специальное меню для звонков в нерабочее время, где можно информировать клиентов о графике работы, схеме проезда, новостях компании.

4. Переадресация вызовов.

Проблема занятой линии решается с помощью переадресации или переводом в режим ожидания. Другими словами АТС не сбрасывает вызов клиента, а переключает его на другого оператора, в случае отсутствия возможности ответить. Это снижает количество пропущенных вызовов и повышает лояльность клиентов. Также умная переадресация позволяет перенаправить вызов на нужный отдел или конкретного специалиста. Благодаря этому клиент максимально быстро получает решение своего вопроса.

5. Запись телефонных разговоров.

Такая возможность виртуальной АТС позволяет решать конфликтные ситуации. Контролирует выполнение обязательств сторон и позволяет оптимизировать скрипты продаж. Данная функция крайне важна для компаний занимающихся продажами, обслуживанием и работой с клиентами.

Зачем нужно записывать телефонные разговоры:

— Позволит не упустить важные детали. Не редко случается так, что сотрудник не запомнил всю важную информацию во время разговора с клиентом. Запись и последующее прослушивание разговора позволит восстановить в памяти важные детали и избавит от необходимости перезванивать клиенту повторно. Это даст возможность обработать запрос клиента более качественно и точно.

— Позволит прослушать разговоры сотрудников с низкими показателями, и выявить минусы в их общении с клиентами: способность объяснить особенности и преимущества товаров и услуг. Разобрать ошибки и обучить грамотному общению с клиентами.

— Позволит разобраться в спорной ситуации и быстро решить проблемы в случае конфликтов и претензий и избежать взаимного недопонимания.

6. Автодозвон.

В условиях жёсткой конкуренции база клиентов – это одна из главных ценностей компании. Функция автоматического дозвона позволяет активизировать клиента, а при грамотном подходе – добиться дополнительных продаж.

Периодически возникает необходимость обзвонить клиентов, например, уведомить о задолженности или об очередной акции. И для того чтобы не выделять отдельного специалиста виртуальная АТС предлагает функцию автодозвона. 

В ЗАВЕРШЕНИИ ПОДВЕДЁМ ИТОГ!

По мнению аналитиков рынка, виртуальная АТС постепенно занимает свою нишу в сфере телефонии, вытесняя аналоговые АТС.

Менять привычные рабочие процессы и внедрять что-то новое всегда страшно и нелегко, тем более, при отсутствии полной уверенности, что это пойдёт на пользу компании. Но, с другой стороны, достоинства автоматизации бизнес-процессов в современном мире не стоит недооценивать. Сегодня, прежде всего, нужны более функциональные инструменты для ведения успешного бизнеса, и обойтись привычным Excel уже не получится.

Автоматизировав свой бизнес сегодня, в будущем вы будете на голову выше своих конкурентов. Вперёд прорываются те компании, которые быстрее реагирует на изменения обстановки.

Кроме того, внедрять новые технологии не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

Если вам необходимо контролировать рабочие процессы своего бизнеса, иметь полную информацию о звонках и сообщениях клиентов, но не хватает времени с этим разбираться самостоятельно, профессиональные специалисты веб-студии Гвард-ИТ с удовольствием помогут вам внедрить все необходимые системы для полного контроля над бизнес-процессами.

Увеличивайте продажи, повышайте уровень обслуживания, прокачивайте маркетинг в вашей компании с помощью автоматизации вашего бизнеса!